Poučení o ochraně osobních údajů
Městská knihovna v Týně nad Vltavou zpracovává osobní údaje v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (Obecné nařízení o ochraně osobních údajů tzv. GDPR) podle Zákona č. 110/2019 Sb. o zpracování osobních údajů.
- Základním dokumentem upravujícím práva a povinnosti knihovny i uživatelů je KNIHOVNÍ ŘÁD.
- Účelem zpracování osobních údajů je poskytování služeb čtenářům a návštěvníkům v souladu s knihovním zákonem, s ochranou knihovního fondu a dalšího majetku knihovny, s informováním o službách nebo zpracováním statistických informací o činnosti.
- Osobní údaje jsou zpracovávány pouze v nezbytném rozsahu a po dobu nezbytně nutnou v souladu s účelem, pro který byly poskytnuty.
- MěK je správcem osobních údajů svých registrovaných čtenářů, zákonných zástupců registrovaných čtenářů do 15 let, případně zákonných zástupců ostatních uživatelů, dále jednorázových uživatelů internetu, účastníků akcí a dalších uživatelů.
- MěK zpracovává pouze pravdivé a přesné osobní údaje, které za tímto účelem ověřuje podle osobních dokladů. Některé osobní údaje si uživatelé mohou sami upravit ve svém čtenářském kontě (e-mail, telefon, kontaktní adresa, heslo).
- MěK zpracovává osobní údaje čtenářů a návštěvníků manuálním i automatizovaných způsobem.
- Písemnosti jsou uchovávány tak, aby byl zamezen přístup nepovolaných osob, obvyklými prostředky. Přístup k těmto písemnostem je omezen pouze na pověřené zaměstnance, kteří s nimi pracují v rámci svých pracovních povinností.
- Elektronické osobní údaje jsou uchovávány prostřednictvím knihovnického informačního systému Advanced Rapid Library (ARL) společnosti Cosmotron Bohemia, s. r. o., na jejichž serverech jsou data uložena a spravována. Ochrana osobních údajů je smluvně ošetřena v příloze č. 2 Smlouvy o používání systému ARL. Na vyžádání MěK poskytuje smlouvu k nahlédnutí.
- Z důvodu kvalitního poskytování knihovních a informačních služeb je nezbytně nutné, aby k osobním údajům měli přístup i další externí zpracovatelé:
- Moravská zemská knihovna, která je smluvně pověřena správou osobních údajů pro zajištění správného technického provozu Centrálního portálu knihoven. Na požádání je možné nahlédnout do smlouvy – Smlouva o zpracování osobních údajů dle nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679.S
- Národní knihovna ČR (NK ČR), která je smluvně pověřena jako zpracovatel osobních údajů v souvislosti s přístupem do Národní digitální knihovny – Děl nedostupných na trhu. NK ČR zpracovává a uchovává osobní údaje registrovaného čtenáře po dobu 1 kalendářního roku následujícího po využití služby. Jedná se o identifikační údaje, relace připojení, historie přihlášení a logy. Na požádání je možné nahlédnout do smlouvy – Smlouva o podmínkách zpřístupnění děl na trh nedostupných, zejm. Článek IV Ujednání týkající se zpracování osobních údajů.
- Jaké údaje MěK shromažďuje a k čemu je využívá
- povinné identifikační údaje: jméno, příjmení, datum narození, trvalá adresa,
- nepovinné identifikační údaje: kontaktní či přechodná adresa, email, telefonní číslo,
- služební údaje: číslo čtenářského průkazu, přehled výpůjček včetně jejich historie, přehled rezervací, objednávek a upomínek,
- účetní údaje o provedených peněžitých transakcích, jejich účelu, místě, času a dalších náležitostech,
- další údaje: údaj o ZTP a ZTP/P, potvrzení o studiu, v případě uživatelů zvukové knihovny lékařské potvrzení o zdravotním postižení uživatele znemožňující četbu tištěných dokumentů případně lékařské doporučení.
- Pro půjčování dokumentů uživatelům mimo knihovnu je nutné znát základní osobní údaje o tom, kdo chce tyto služby využívat (jméno a příjmení, datum narození, adresu), tytéž údaje v případě zákonného zastupování dětí do 15 let a dospělých osob s opatrovníkem. Zákonný zástupce je společně se zastupovaným zodpovědný za závazky vůči knihovně. Tyto osobní údaje jsou zpracovávány zejména z důvodu ochrany knihovního fondu, kterou knihovně ukládá Knihovní zákon č. 257/2001 Sb.
- MěK zpracovává údaj o tom, zda je čtenář držitelem průkazu ZTP nebo ZTP/P, studentského průkazu (potvrzení o studiu atp.) v případě, že si přeje čerpat slevu na roční poplatek.
- Kontaktní údaje, jako je e-mailová adresa nebo telefonní číslo MěK využívá pro efektivnější komunikaci se čtenáři a pro jejich informování o připravené rezervaci, vyřízené objednávce, zaslání upozornění o překročení výpůjční lhůty nebo zaslání důležité informace týkající se provozu knihovny. Poštovní adresa je využívána, pokud si čtenář přeje být informován tímto způsobem. Zprávy, které knihovna zasílá pouze elektronicky např. upozornění na blížící se konec výpůjční lhůty, je možné zasílat pouze tehdy, má-li knihovna správný e-mail.
- MěK uchovává historii výpůjček pro přehled čtenáře o jeho čtenářské historii a dále pro případ řešení sporných situací.
- Údaje o finančních transakcích mezi knihovnou a čtenářem uchováváme současně s historií výpůjček nebo do doby, kdy čtenář požádá o smazání osobních údajů.
- Jak dlouho MěK uchovává osobní údaje
- Osobní údaje jsou uchovávány ještě rok po skončení platnosti čtenářského průkazu. Během tohoto roku má čtenář možnost si registraci obnovit, aniž by přišel o historii svých výpůjček. Po uplynutí této doby údaje knihovna likviduje (anonymizuje), což znamená, že smaže všechny údaje, na jejichž základě je možné čtenáře identifikovat, a zbylé údaje tak není možné k němu přiřadit. Knihovna takto anonymizované údaje však může dále využívat pro statistické účely.
- Čtenář má právo požádat o likvidaci (anonymizaci) svých osobních údajů zpracovávaných knihovnou a historie výpůjček i dříve, pokud již nechce využívat služeb knihovny a pokud nemá vůči knihovně žádný dluh. Likvidaci poskytneme zdarma do 30 dnů po obdržení písemné žádosti a potřebném ověření totožnosti žadatele. Žádost je možné podat v knihovně během otevíracích hodin knihovny.
- Čtenář má právo požádat i o částečnou likvidaci (anonymizaci) historie výpůjček, pokud nemá vůči knihovně žádný dluh. Částečné likvidaci podléhají údaje o registrovaných prezenčních a absenčních výpůjčkách, rezervacích, objednávkách z volného výběru a žádankách. Likvidovat nelze historii starší než 3 měsíce od ukončení výpůjčky. Částečnou likvidací se čtenář vzdává práv na reklamační skutečnosti, jíž se částečná likvidace týká. Likvidaci MěK poskytne zdarma do 30 dnů po obdržení písemné žádosti a potřebném ověření totožnosti žadatele. Žádost je možné podat v knihovně během otevíracích hodin knihovny.
- Osobní údaje zaznamenané v listinné podobě MěK likviduje skartací dle příslušného zákona a dalších předpisů (Zákon č. 499/2004Sb., o archivnictví a spisové a podle spisového a skartačního řádu MCKV Týn nad Vltavou).
- Kde je možné údaje najít
- Náhled na většinu osobních údajů, které knihovna o čtenářích uchovává, nabízí on-line KONTO ČTENÁŘE které je dostupné každému čtenáři po přihlášení. Čtenářské konto nabízí přehled osobních údajů (identifikační a kontaktní údaje) a dále přehled aktuálních výpůjček, historii výpůjček a plateb, zadaných rezervacích a další informace). Pro přihlášení do čtenářského konta je nutné mít nastavené heslo viz např. Návod na nastavení nového hesla.
- Čtenář má právo požádat o přístup ke svým osobním údajům zpracovávaných knihovnou. Tento výpis může získat i v elektronické podobě. Výpis poskytne knihovny zdarma do 30 dnů po obdržení písemné žádosti a potřebném ověření totožnosti žadatele. Žádost je možné podat v knihovně během otevíracích hodin knihovny.
- Web knihovny a soubory cookies
- Soubory cookies jsou malé textové soubory, které webová stránka uloží do Vašeho počítače nebo mobilního zařízení, když ji navštívíte.
- Soubory cookies jsou užívány z různých důvodů, z nichž všechny mají za cíl zlepšit uživatelský komfort návštěvníků webových stránek knihovny. Podrobné informace Zásady cookies (EU) – Městská knihovna Týn nad Vltavou (knihovnatnv.cz)
K bezpečnosti svých osobních údajů mohou čtenáři přispět odpovědným chováním např.: nepůjčovat čtenářský průkaz dalším osobám, nesdělovat přihlašovací údaje ke čtenářskému kontu dalším osobám, volit si heslo v souladu s doporučeními pro bezpečné heslo.
S podnětem nebo dotazem týkajícím se osobních údajů je možné se obrátit na vedoucí knihovny tel.: 770 198 960, knihovnatnv@gmail.com
případně na Úřad pro ochranu osobních údajů.